Comprendere il back office delle società finanziarie
Il back office di una società finanziaria è composto dal personale di supporto che si occupa di attività come liquidazioni, tenuta dei registri e servizi IT. Il termine ha origine dalle prime disposizioni degli uffici, dove i ruoli a contatto con i clienti stavano davanti e quelli non a contatto, come gli addetti alla contabilità, dietro.
Nozioni di base
Il back office dell'azienda comprende il personale amministrativo e di supporto che non interagisce con i clienti. Si occupa di attività come liquidazioni, mantenimento dei registri, compliance, contabilità e IT. In una società finanziaria ci sono tre segmenti: front office (vendite, marketing, assistenza clienti), middle office (gestione del rischio) e back office (amministrazione e supporto).
Il back office costituisce la spina dorsale operativa di un'azienda, comprendendo tutte le funzioni aziendali. Nonostante la loro presenza discreta, i membri del back office svolgono funzioni vitali. Spesso categorizzati come "Operations", questi ruoli consentono al personale del front office di gestire le interazioni con i clienti.
Il back office è parte integrante di qualsiasi azienda ed è anche usato per definire ruoli che non generano direttamente ricavi. Il termine nasce dal tempo in cui le prime aziende dividevano fisicamente gli associati a contatto con i clienti davanti e quelli non interagenti, come i contabili, sul retro.
I ruoli del back office oggi
Nel panorama odierno, la maggior parte dei ruoli di back office è collocata al di fuori della sede centrale per contenere i costi, spesso scegliendo città con spese più basse e una forza lavoro disponibile. Le strategie di riduzione dei costi includono anche l'outsourcing o l'offshoring, con la tecnologia che abilita il lavoro remoto riducendo l'affitto e aumentando la produttività grazie all'accesso a talenti di altre regioni. Alcune aziende incentivano il lavoro da remoto; ad esempio, una società finanziaria potrebbe offrire un sussidio abitativo di $500 al mese ai commercialisti abilitati (CPA) che lavorano da casa, ottenendo un risparmio annuo di $6.000 rispetto al costo di $1.000 mensili per gli spazi d'ufficio. Tuttavia, il passaggio al lavoro remoto potrebbe comportare stipendi più bassi per i dipendenti che si spostano da ruoli centrali del Front Office.
Collaborazione con il front office
Il front office è responsabile della gestione delle interazioni con i clienti, che include l'acquisizione di nuovi clienti e il servizio di quelli esistenti. Al contrario, il back office supporta le transazioni del front office senza interagire direttamente con i clienti. In sostanza, il "cliente" del back office è lo stesso front office.
Anche se i membri del back office non si occupano direttamente dei clienti, collaborano attivamente con i team di front office. Per esempio, un venditore di macchinari potrebbe richiedere al personale di back office informazioni precise su inventario e prezzi. I professionisti del marketing immobiliare spesso lavorano con gli agenti di vendita per creare materiali promozionali efficaci. Gli esperti IT interagiscono regolarmente con tutte le divisioni aziendali per garantire il corretto funzionamento dei sistemi.
Molti studenti di scuole di business provenienti da università non di primo piano spesso vedono i ruoli di back office come un modo per acquisire esperienza e passare al front office. Tuttavia, il lavoro di back office differisce significativamente dalle responsabilità del front office e, a eccezione dei ruoli sul rischio di credito corporate, potrebbe non fornire l'esperienza necessaria per tali transizioni, sebbene ciò vari tra le aziende.
Conclusione
Il back office supporta il front office occupandosi di attività che vanno dalle negoziazioni dei clienti alle operazioni di trading della banca. Conferma le transazioni e gestisce liquidazioni, compensazioni, registri, compliance, contabilità e IT. Il front office si affida al back office e la loro collaborazione è fondamentale. Dietro le quinte, il back office è cruciale per le attività dello sportello frontale. Come misura per risparmiare, molte società finanziarie stanno passando al lavoro remoto per i loro team di back office. Con la tecnologia che abilita il lavoro a distanza, le aziende possono accedere a talenti su più regioni e ridurre i costi degli affitti.